Pengertian SOP, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip Penyusunan SOP

Secara umum, Pengertian SOP adalah tahapan pelaksanaan dalam melakukan suatu pekerjaan. SOP umumnya berupa dokumen tertulis yang berisi instruksi kerja, baik itu menyangkut waktu pelaksanaan, tempat, jenis kegiatan, hingga orang yang terlibat di dalamnya. SOP juga bisa dianggap sebagai pedoman yang harus dipatuhi oleh para pekerja agar bisa mendapatkan hasil yang maksimal.

SOP umumnya dibuat dalam bentuk teks dokumen, blok linera dan juga diagram alir (dfd). Karena SOP merupakan hal yang penting untuk berbagai hal, maka SOP digunakan mulai dari hal sederhana, seperti SOP membuat kartu perpustakaan, SOP melayani pembeli, sampai SOP penyimpanan bahan kimia atau limbah berbahaya dan lain-lain.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Berikut beberapa pengertian SOP menurut para ahli, antara lain sebagai berikut:

1. Arini T Soemohadiwidjojo (2004)

SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.

2. Insani (2010:1)

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

3. Laksmi (2008:52)

SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.

4. M. Budiharjo (2014)

SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan kedalam sebuah dokumen tertulis.

5. Moekijat (2008)

SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

6. Sailendra (2015:11)

SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

7. Tjipto Atmoko (2011)

SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan setiap kegiatan operasional organisasi atau perusahan berjalan dengan baik sesuai dengan aturan dan ketetapan yang ada.

Tujuan dan Fungsi SOP

Secara umum, tujuan SOP adalah untuk menjamin setiap unit kerja dalam menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efiesien dan terhindar dari kesalahan. Adapun Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Indah Puji (2014:30) adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Menurut Indah Puji (2014:35) juga, fungsi SOP adalah sebagai berikut:

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

Berdasarkan Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip Penyusunan SOP

SOP menjadi salah satu faktor berjalannya setiap unsur organisasi secara tepat, maka dalam penyusunannya harus terdapat prinsip-prinsip berikut, antara lain:

1. Jelas dan Mudah

SOP harus memakain kalimat yang jelas (tidak berbelit-belit), mudah dipahami, serta gampang diterapkan, baik oleh pemimpin maupun pegawai yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini berfungsi untuk mnghindari adanya salah paham dalam mengartikan informasi dan aturan dalam SOP.

2. Efektif dan Efisien

SOP dibuat dengan mementingkan efektivitas dan efisiensi kerja. Prosedur pekerjaan yang dilakukan sebaiknya dibuat sesingkat mungkin untuk efisiensi waktu, tenaga, serta biaya. Yang juga harus tetap selaras dengan prinsip efektivitas.

Secara sederhana, SOP wajib dibuat dengan tujuan memanfaatkan sumber daya yang sedikit untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

3. Sesuai dengan Semua Hal yang Berkaitan dengan Perusahaan

SOP yang disusun harus sesuai dengan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan, baik visi dan misi, ketersediaan sumber daya, maupun hal-hal lainnya.

4. Dinamis

SOP sebaiknya diperbaharui sesuai dengan keadaan yang terjadi di lingkungan kerja. Karena SOP sendiri berfungsi agar setiap kekurangan dapat diperbaiki dengan segera sehingga mampu menghasilkan panduan yang lebih baik.

5. Terukur & Terbuka

SOP dibuat untuk mencapai target perusahaan. Target yang dimaksud adalah hasil yang bisa diukur kuantitas dan kualitasnya. Pengukuran ini berguna untuk evaluasi lebih lanjut tentang seberapa baik dan efektif SOP yang diterapkan.

Selain itu SOP juga harus memenuhi prinsip keterbukaan. Artinya, SOP harus selalu transparan dan jelas. SOP juga tidak bersifat mutlak dan bisa berubah/diperbaiki apabila ada hal-hal yang dianggap tidak sesuai.

6. Kepatuhan dan Kepastian Hukum

SOP yang dibuat harus bisa menjamin bahwa seluruh prosedur yang tertuang di dalamnya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku. SOP juga akan bertindak sebagai pelindung bagi para pegawainya apabila muncul tuntutan hukum dari pihak mana pun.

Cara Membuat SOP

Berikut tahapan-tahapan secara umum dalam membuat SOP, antara lain:

1. Pembentukan Tim

Tim penyusun terdiri dari orang-orang yang ahli dan paham tentang perusahaan. Tim ini biasanya terdiri dari anggota HRD. Adapun untuk perusahaan skala kecil, pembuat SOP biasanya cukup pemilik usaha yang memang sudah paham dengan proses bisnisnya.

2. Pelajari Proses Bisnis dan Kumpulkan Data

Tim wajib mempelajari proses bisnis yang berlangsung di dalam perusahaan, yakni mencakup masalah teknis, produk yang dihasilkan, sumber daya yang diperlukan, serta siapa saja yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan. Untuk selanjtunya dilakukan evaluasi yang akan sekaligus berguna sebagai dasar perancangan SOP.

3. Review dan Evaluasi

Seluruh data yang dikumpulkan sebaiknya divisualisasikan lewat flowchart agar lebih mudah dipahami. Dari flowchart tersebut nantinya akan diketahui tentang detail prosedur kerja, termasuk pihak-pihak yang bertanggung jawab. Sekaligus melakukan evaluasi terhadap rancangan prosedur kerja tersebut.

4. Simulasi

Ketika rancangan SOP dirasa sudah selesai, selanjutnya lakukan simulasi pada kondisi nyata agar dapat mengetahui efek yang terjadi ketika SOP benar-benar diterapkan dalam perusahaan. Simulasi juga berguna untuk mencari celah kekurangan pada SOP.

5. Penetapan SOP

Setelah pembuatan SOP selesai, maka rancangan SOP bisa ditetapkan secara resmi untuk selanjutnya diimplementasikan. Penetapan ini tentunya melibatkan pihak-pihak yang berwenang seperti pemimpin perusahaan.

Contoh SOP

Berikut dibawah ini contoh-contoh SOP, antara lain sebagai berikut.

1. Contoh SOP Kasir Supermarket

• Melayani konsumen dengan senyum, ramah, cepat, dan akurat.
• Scan barcode dan apabila terjadi kendala, ketik kode secara manual.
• Barang yang sudah di-scan langsung dimasukkan ke dalam plastik.
• Sebutkan jumlah nominal uang yang harus dibayarkan oleh konsumen.
• Ketika menerima uang, hitung di hadapan konsumen dan sebutkan jumlahnya.
• Bila ada uang kembalian, sebutkan nominalnya secara jelas pada konsumen. Pastikan memberikan uang kembalian secara tepat.
• Berikan struk belanja kepada konsumen.
• Ucapkan terima kasih kepada konsumen.
• Menghitung uang sekaligus mencocokkan jumlahnya dengan data penjualan.
• Membuat laporan keuangan dan menyetorkan uang kepada pemilik minimarket.

2. Contoh SOP Karyawan Perusahaan Secara Umum

Pakaian dan Penampilan:

• Wajib memakai baju seragam resmi perusahaan serta celana hitam.
• ID karyawan disematkan di bagian saku depan.
• Sepatu warna hitam atau cokelat gelap.
• Rambut rapi, tidak diwarna/dicat (wanita boleh berhijab).
• Tidak memakai aksesori/perhiasan berlebihan.
• Selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan bersih.

Waktu Kerja:

• Waktu kerja selama 8 jam, mulai dari pukul 08.00–16.00 WIB.
• Waktu istirahat pada pukul 12.00–13.00 WIB.

Demikian pembahasan mengenai pengertian SOP, tujuan, fungsi, manfaat, prinsip, cara membuat dan contoh SOP. Semoga informasi yang dimuat dalam artikel ini dapat bermanfaat. Terima kasih.