Pengertian Administrasi, Unsur – Unsur dan Fungsi Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “Ministrare” yang artinya membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur. Dengan begitu, secara bahasa administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan membantu, melayani, mengarahkan ataupun mengatur suatu kegiatan secara intensif untuk mencapai tujuan bersama. Secara umum administrasi adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Pengertian administrasi secara sempit ialah suatu bentuk kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi secara luas ialah segala bentuk proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuannya dengan memanfaatkan sarana dan prasana khusus secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Berikut ini pengertian administrasi menurut para ahli:

1. Harris Muda Nasution

Dalam bukunya yang berjudul “Kursus Pengetahuan Administrasi“, beliau menjelaskan bahwa dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat atau membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi.

2. Wilson, 1987

Administrasi sebagai ilmu. Pemikiran tentang kepemimpinan resmi supremasi politik birokrasi yang timbul dari perbedaan antara fungsi politik dan administrasi, dan asumsi tentang superioritas fungsi – fungsi administrasi politik. Klasik slogan yang pernah ditawarkan ketika fungsi politik berakhir fungsi administrasi itu mulai, ketika akhir politik, administrasi – Wilson 1941.

3. Drs. Sutarto, 1977

Beliau menyimpulkan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

4. WH EVANS

Menurutnya administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.

5. Simon, 1958

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.

Fungsi Administrasi

Berikut ini fungsi – fungsi administrasi, antara lain sebagai berikut:

1. Planning (perencanaan)

Planning merupakan suatu kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi. Mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, dan menyusun perencanaan.

2. Organizing (pengorganisasian)

Organizing merupakan kegiatan untuk menyusun dan membangun kominikasi kerja antar anggota di dalam suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai suatu kesatuan usaha dan untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

3. Staffing (pengadaan tenaga kerja)

Staffing merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi. Yang mana hal ini berkaitan dengan perrekrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

4. Directing (pengarahan atau bimbingan)

Directing merupakan suatu aktivitas untuk berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberikan bimbingan, saran, dan perintah. Dengan tujuan agar tugas yang diberikan bisa berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

5. Coordinating (pengorganisasian)

Coordinating merupakan sebagaina dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar bisa berjalan dengan baik dengan cara menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan cara menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan. Sehingga nantinya akan tercipta kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

6. Reporting (pelaporan)

Reporting merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi, baik itu dalam bentuk lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran terkait dengan pelaksanaan tugas para anggota organisasi.

7. Budgeting(penganggaran)

Budgeting merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

Unsur – Unsur Administrasi

Berikut ini unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie:

1. Organisasi

Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam dunia bisnis, orang-orang yang bekerja didalamnya nantinya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Unsur administrasi yang kedua adalah manajemen. Dimana manajemen ini sendiri merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi yang berfungsi untuk pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen hal ini dibagi menjadi tiga kelompok yaitu top management, middle management, dan lower managemen (mandor).

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Seperti surat atau warta.

4. Kepegawaian

Pada unsur kepegawaian ini berkaitan dengan penggunaan tenaga kerja. Dimana dalam administrasi ini terdapat proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Unsur selanjutnya adalah keuangan yang berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga mempertanggung jawabkannya.

6. Perbekalan

Pada unsur selanjutnya adalah berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Yang mana pihak administrasi nantinya akan menyisir barang mana yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata Usaha

Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation

Dan unsur terakhir administrasi adalah untuk menciptkan peraturan yang bergubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Sekian artikel mengenai Administrasi, semoga bermanfaat. Terima kasih.