Untuk melakukan pendataan melalui Aplikasi Feeder Emis (AFE) ini berdasarkan Emis Dashboard terdiri dari tujuh tahapan, namun secara garis besar hanya terdapat lima tahapan saja. Dimana semua tahapan tersebut harus dipahami agar pendataan dapat dikerjakan dengan baik, sehingga updating data Emis Semester Genap Tahun 2019/2020 dapat berjalan dengan sukses.
Pendataan Emis Madrasah yang pada awalnya menggunakan aplikasi berbasis online akan beralih menjadi aplikasi berbasis web komputer lokal, Aplikasi Feeder Emis. Dengan begitu diharapkan pendataan dapat dilakukan dengan lebih cepat. Karena sebagai user, Anda hanyaperlu terhubung dengan koneksi internet pada awal dan akhir, atau saat Anda ingin melakukan update data maupun perubahan data.
Setiap lembaga yang menggunakan Aplikasi Feeder Emis ini harus melakukan tahapan pendataan dengan lima tahapan yang meliputi login awal, import data awal, pendataan, sinkronisasi, dan beritas acara pendataan. Kelima tahapan tersebut tentu baru bisa dilakukan setelah Anda sukses menginstal aplikasi tersebut ke komputer lokal.
Tahapan Pendataan Melalui Aplikasi Feeder Emis
1. Login Awal
Pada proses login awal ini komputer harus terhubung dengan jaringan internet, karena tahapan pertama yang harus dilakukan ini untuk melakukan sinkronisasi data user (lembaga) antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis. Pada laman Login ini terdapat tombol “Get Data and Login” dan di bagian bawah terdapat kolom isian username dan password. Sedang untuk login berikutnya tombolnya berubah menjadi “Login”.
Ketika operator sebagai user memasukkan username dan password untuk login awal, Aplikasi Feeder Emis akan melakukan pencocokan dan mengunduh data user yang meliputi akun operator dan data lembaga dari server pusat Emis. Jika berhasil, login awal (dimana komputer harus dalam kondisi online) hanya cukup dilakukan sekali.
2. Import Data Awal
Data yang di-import pada tahap ini meliputi siswa, guru dan tenaga kependidikan, dan sarana dan prasarana. Import data awal dilakukan sebagai dasar pendataan. Karena perlu melakukan pengunduhan data, maka pada tahap ini juga komputer yang terpasangi AFE harus terkoneksi pada jaringan internet.
Saat pertama kali digunakan, data pada dashboard Aplikasi Feeder Emis masih kosong kecuali data user (kelembagaan). Maka untuk import data, operator harus melakukan unduh data (sinkronisasi data awal) dari data yang telah tersimpan sebelumnya di server Emis. Tahap import data awal ini tidak membutuhkan waktu yang lama, data seratusan siswa berhasil diunduh dalam hitungan detik.
Cara untuk melakukan import data awal ini cukup mudah, yaitu sebagai berikut:
- Klik menu “Data Lampau” yang terdapat di sidebar hingga terbuka pilihan submenu Import Siswa, Import GTK, dan Import Sarpras.
- Klik tulisan “Execute!” yang terdapat di bawah masing-masing submenu. Tunggu proses loading hingga muncul kotak notifikasi yang menerangkan jumlah seluruh data, jumlah data yang berhasil diunduh, dan jumlah data yang gagal terunduh. Klik tombol OK.
- Untuk melihat data apa saja yang berhasil terunduh, klik menu dan submenu terkait dengan Peserta Didik, GTK, dan Sarpras. Atau dapat juga dilihat ringkasannya di halaman Beranda.
Data awal terkait siswa, GTK, dan sarpras ini kemudian yang akan menjadi obyek pemutakhiran data emis. Tahap import data awal ini cukup dilakukan sekali saja. Kecuali jika lembaga melakukan transaksi (pemutakhiran data) terkait dengan mutasi siswa atau GTK dan penambahan atau hapus data. Dimana transaksi terkait mutasi siswa dan GTK harus dilakukan dulu secara online melalui Feeder Monitor.
3. Pemutakhiran Data
Pada tahap pemutakhiran data dapat dilakukan secara offline (tanpa koneksi internet). Tahap pemutakhiran ini meliputi kegiatan untuk melengkapi, memperbaiki, termasuk update kenaikan kelas. Adapun jenis data yang dilakukan pemutakhiran meliputi data kelembagaan, siswa, GTK, dan sarana prasarana. Dan untuk data kelembagaan sendiri meliputi data umum, lokasi, jarak, perizinan, KKM, penyelenggara, dan BOS. Pada tahap pendataan ini, operator emis madrasah, melakukan pemutakhiran data awal yang telah diunduh sebagaimana pada tahap sebelumnya. Pemutakhiran dilakukan jika terdapat data yang kurang, salah, atau terdapat perubahan. Untuk menyimpan perubahan yang dilakukan, klik tombol “Update”.
Data siswa dapat diedit melalui menu Peserta Didik. Perubahan terkait data siswa dapat diedit melalui submenu Siswa Aktif, dengan cara sebagai berikut:
- Klik tombol “Action” yang terdapat di ujung kanan baris siswa yang bersangkutan.
- Akan terbuka halaman “Form Edit Siswa”.
- Lakukan edit dengan mengisi, mengganti isian, atau menghapus pada kolom-kolom yang berwarna putih.
- Kolom isian yang berwarna abu-abu, tidak dapat diedit.
- Untuk membuka submenu lainnya, klik pada nama submenu.
- Akhiri dan simpan perubahan dengan mengklik tombol “Update”.
Untuk mutasi keluar dan masuk, eksekusi pada Aplikasi Feeder Emis dilakukan setelah transaksi mutasi secara online melalui Feeder Monitor. Lakukan cara yang sama untuk data GTK dan sarana prasarana.
4. Sinkronisasi Data Akhir
Sinkronisasi Data Akhir adalah proses mengirimkan data hasil pemutakhiran ke server pusat Emis. Tahap sinkronisasi ini tentu harus dilaksanakan secara online sehingga komputer yang digunakan harus terkoneksi dengan jaringan internet. Untuk mulai melakukan sinkronisasi data akhir, caranya klik menu sinkronisasi pada sidebar lalu klik “Execute!” pada masing-masing jenis sinkronisasi yang meliputi sinkronisasi lembaga, siswa, GTK, dan sarpras.
Operator emis harus memastikan semua data yang diinput telah valid, sebelum melakukan tahap sinkronisasi data akhir ini. Meskipun sistem memungkinkan untuk dilakukan sinkronisasi lebih dari sekali, selama masa pendataan belum berakhir atau sebelum operator mencetak Berita Acara Pendataan namun pengecekan secara menyeluruh akan membuat semua tahapan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Namun jika setelah operator madrasah melakukan prosedur sinkronisasi, kemudian terdapat perubahan data kembali atau terdapat data yang salah. Dalam kondisi seperti itu dapat dilakukan perubahan data kembali kemudian dilakukan prosedur sinkronisasi data akhir kembali. Hal ini bisa dilakukan selama operator belum mencetak Berita Acara Pendataan, atau masa pendataan belum berakhir (ditutup), atau tentunya, koneksi ke server Emis Pusat dibuka.
Hasil dari proses sinkronisasi ini dapat dicek melalui laman Feeder Emis Monitor, pada alamat berikut http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor/. Untuk login, gunakan username dan password sebagai mana yang digunakan di AFE atau Emis Online.
5. Berita Acara Pendataan
Tahap terakhir adalah Berita Acara Pendataan yang berfungsi sebagai dokumen yang menyatakan bahwa proses pendataan Emis Semester Genap 2019/2020 telah selesai. Hal tersebut secara tidak langsung berhubungan dengan tugas Operator madrasah yang telah melakukan sinkronisasi data akhir dan menyakini data telah valid dan tidak terjadi perubahan kembali.
Sebelum mencetak dan mengupload Berita Acara Pendataan pada laman Feeder Emis Monitor, sebaiknya lakukan pengecekan ulang data yang terkirim melalui proses sinkronisasi data akhir. Jika telah valid lakukan konfirmasi data dan Cetak-Upload Berita Acara. Setelah Berita Acara Pendataan, akses untuk melakukan sinkronisasi data antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis pusat akan ditutup. Berita Acara Pendataan ini dapat diunduh melalui laman Feeder Emis Monitor.
Demikian artikel mengenai 5 Tahapan Pendataan Melalui Aplikasi Feeder Emis. Semoga informasi yang dimuat dalam artikel ini dapat bermanfaat. Terima kasih.
Redaksi