Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang lainnya, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Secara umum, pengertian surat adalah suatu media komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Seiring perkembangan zaman dan teknologi, kini surat-menyurat tidak hanya dalam bentuk kertas saja melainkan dilakukan melalui media elektronik, seperti e-mail.
Daftar Isi
Pengertian Surat Menurut Para Ahli
Berikut beberapa pengertian surat menurut para ahli:
1. Agus Sugiarto (2005:2)
Surat adalah sebuah dengan sarana komunikasi yang dipakai untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Jadi, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus. Baik dalam penggunaan kertas, penggunaan bentuk atau model, pemakaian notasi serta kode, penggunaan bahasa yang kas dan pencantuman tanda tangan.
2. Pratama (1997:1)
Surat adalah sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi serta pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya. Baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau sebuah organisasi.
3. Yose Rizal (2003:2)
Surat adalah alat yang digunakan untuk dapat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
4. YS. Mario (2000:15)
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun pernyataan dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya, baik atas nama sendiri maupun instansi perusahaan atau sebuah organisasi.
Syarat – Syarat Surat yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.
1. Surat disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengertian yang betul, jelas, bersih, dan rapi.
- Pemakaian kertas yang sesuai dengan,
- Ukuran : Kuarto berukuran 21 x 29 cm.
- Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas Onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
- Warna : Putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untuk perbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
Isi surat yang ringkas, jelas, dan mengandung makna eksplisit akan menguntungkan kedua pihak, yaiut penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu dan pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3. Pengunaan bahasa yang benar dan baku
Bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya akan memudahkan komunikasi atau penyampaian pesan. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
Bentuk – Bentuk Surat
Berikut ini terdapat beberapa bentuk-bentuk surat, antara lain:
1. Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 ketukan dan setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan lainnya berjarak 1 spasi.
2. Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup.
3. Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
4. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan dibawah tanggal surat.
5. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Jenis dan Macam – Macam Surat
1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya
- Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan ini berisi pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi - Surat Perintah
Surat Perintah merupakan surat yang diberikan kepada pihak tertentu untuk melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut - Surat Permintaan
Surat permintaan, surat yang isinya meminta informasi lebih detail mengenai barang atau jasa yang ditawarkan - Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan surat yang bertujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi - Surat Panggilan
Surat panggilan merupakan surat yang bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi - Surat Susulan
Surat Susulan merupakan surat sebagai penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya - Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan - Surat Laporan
Surat laporan merupakan surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain - Surat Penawaran
Surat penawaran umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga
2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
- Kartu Pos
Kartu pos merupakan surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm. - Warkat Pos
Warkat Pos merupakan surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop. - Surat Bersampul
Surat Bersampul merupakan surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop. - Memorandum dan Nota
Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor. - Telegram
Telegram merupakan pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.
3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya
- Surat Dinas
Surat Dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer. - Surat Niaga/ Bisnis
Surat Niaga/ Bisnis merupakan surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha. - Surat Pribadi
Surat Pribadi merupakan surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.
4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima
- Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga. - Surat Edaran
Surat edaran merupakan surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat. - Surat Pengumuman
Surat Pengumuman merupakan surat yang pada umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga.
5. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya
- Surat Biasa
Surat biasa meruapakan surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan. - Surat Rahasia
Sebagaimana namanya, surat rahasia merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja. - Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia merupakan surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain
6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya
- Surat Internal
Surat internal merupakan surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama. - Surat Eksternal
Surat Eksternal merupakan surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.
Bagian – Bagian Surat
Berikut ini terdapat beberapa bagian-bagian surat, antara lain:
1. Kepala Surat
Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi nama instansi, lambang atau logo instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor faksimile atau e-mail.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi.
Contoh:
Bandung, 1 Januari 2016.
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun. Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan.
Contoh:
Nomor : 111/OSIS.KS/III/2015
4. Lampiran
Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Contoh:
- Lampiran : satu berkas.
- Lampiran : tiga lembar.
5. Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat
Contoh:
Hal : Undangan Rapat Karang Taruna
6. Alamat Surat
Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
- Alamat Luar
Alamat luar adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.
Contoh:
Kepada
Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis - Alamat Dalam
Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh:
Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
7. Salam Pembuka
Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya. Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian.
- Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.
Contoh:
1). Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .
2). Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . . - Alinea Isi
Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau pesan-pesan pokok. - Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Contoh:
1). Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2). Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
9. Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
Contoh:
Ketua OSIS,
REPORT THIS AD
Ttd.
Dwi Ratna P
11. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1). Kepala SMAN 3 Ciamis
2). Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis
Fungsi Surat
Berikut merupakan beberapa fungsi surat, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain secara tertulis.
- Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
- Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
- Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
- Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada penerima
- Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
- Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
- Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
- Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
Contoh Surat
Demikian pembahasan mengenai pengertian surat dan penjelasan lengkap mengenai surat dan contohnya. Semoga informasi yang dimuat dalam artikel ini dapat bermanfaat. Terima kasih.
Redaksi