Pengertian Arsip, Fungsi, Kegunaan dan Jenis – Jenis Arsip

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) arsip diartikan sebagai dokumen tertulis, lisan, ataupun bergambar dari waktu yang sudah lampau yang disimpan dalam media tulis ataupun elektronik, arsip biasanya dikeluarkan oleh suatu instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.

Secara umum pengertian arsip adalah suatu catatan yang ditulis, diketik, ataupun dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media baik itu kertas, kertas film, dan juga media komputer.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut ini pengertian arsip menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut:

1. Menurut Sularso Mulyono

Arsip adalah suatu penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut sebuah aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat juga ditemukan kembali dengan sangat mudah dan cepat.

2. Menurut Agus Sugiarto

Arsip merupakan kumpulan dokumen atau file yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

3. Menurut Odgers

Arsip adalah suatu manajemen arsip sebagai salah satu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan sebuah dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

4. Menurut Drs. Ig. Wursanto

Arsip merupakan suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga pada arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan sangat mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Menurut Mulyono, Muhsin dan Marimin

Arsip merupakan salah satu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut suatu aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

6. Menurut Yohannes Suraja

Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

7. Menurut Suraja

Arsip merupakan salah satu naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan juga dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memilki sebuah fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapat juga disediakan dengan mudah dan cepat.

8. Menurut Sutarto

Arsip merupakan suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena akan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat untuk ditemukan kembali.

Fungsi Arsip

Berikut ini merupakan fungsi arsip secara umum, antara lain sebagai berikut:

  1. Fungsi Primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai guna ilmiah dan teknologi.
  2. Fungsi Sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.

Kegunaan Arsip

Nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie, bahwa arsip atau warkat mempunyai enam nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu sebagai berikut:

  • A : Administrasi Value (nilai administrasi)
  • L : Legal Value (nilai hukum)
  • F : Fiscal Value (nilai keuangan)
  • R : Research Value (nilai penelitian)
  • E : Education Value (nilai pendidikan)
  • D : Documentary Value (nilai dokumentasi)

Jenis – Jenis Arsip

Berikut ini merupakan jenis-jenis dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1. Berdasarkan Bentuk Fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya jenis arsip terbagi menjadi 2 (dua), sebagai berikut:

  • Arsip berbentuk lembaran.
  • Arsip tidak berbentuk lembaran.

2. Berdasarkan Masalahnya

Berdasarkan masalahnya jenis arsip terbagi menjadi 5 (lima), sebagai berikut:

  • Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan.
  • Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
  • Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
  • Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
  • Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi.

3. Berdasarkan Pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya jenis arsip terbagi menjad 2 (dua), sebagai berikut:

  • Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
  • Instansi Pemerintah atau swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya jenis arsip terbagi menjadi 5 (lima), sebagai berikut:

  • Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi.
  • Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan seiringnya waktu tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu.
  • Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang.
  • Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah ataupun ilmiah).
  • Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu dalam sebuah organisasi.

5. Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya jenis arsip terbagi menjadi 2 (dua), yaitu sebagai berikut:

  • Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3 jenis yaitu:
    a). Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi.
    b). Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi.
    c). Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
  • Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

6. Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

Berdasarkan kekuatan hukumnya jenis arsip terbagi menjadi 2 (dua), yaitu sebagai berikut:

  • Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
  • Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

7. Berdasarkan Tingkat Keasliannya

Berdasarkan tingkat keasliannya jenis arsip terbagi menjadi 3 (tiga), sebagai berikut:

  • Arsip Asli, yaitu dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan basah dan legalisasi asli atau dokumen utama.
  • Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
  • Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Demikian artikel mengenai pengertian, fungsi, kegunaan dan jenis-jenis arsip. Semoga bermanfaat. Terima kasih.